Well,..
Berhubung basic gw bukan accounting, mau ga mau gw harus pelajarin all about accounting (tuntutan propesi pake 'eP'). So, klo ada salah2 mohon dikoreksi CMIIW..
Sebelumnya gw kenalin dlu COA itu apa?
Chart of Account atau yg disingkat COA adalah suatu daftar/tabel akun yang dibuat dan disusun secara sistematis, didalamnya tersusun unsur2 kode akun atau nama akun yang sudah dikelompokkan sebelumnya. Fungsi COA adalah untuk mengontrol keuangan perusahaan sehingga dapat diproses dengan mudah dan hasilnya adalah laporan keuangan perusahaan tersebut tersusun rapih.
Di dalam sebuah sistem atau struktur akun, tidak boleh ada kode yang sama yang digunakan untuk mewakili akun yang berbeda. Nama-nama akun ini umumnya disusun secara baku oleh perusahaan, namun setiap perusahaan belum tentu memiliki kesamaan satu sama lain.
Tipe-tipe akun:
untuk merancang struktur COA, harus mengerti dahulu tipe2 akun yang didefinisikan dari masing2 akun, tipe2 akun yg terpenting adalah:
1.
Asset, atau yg disebut dgn harta perusahaan, contoh : kas kecil (cash), kas di bank, gedung, stock gudang, piutang
2.
Liability, atau yg disebut dgn kewajiban perusahaan, contoh: hutang, pinjaman bank, hutang bunga.
3.
Equity, atau yg disebut dgn modal perusahaan, contoh: saham, investor individu/perusahaan.
4.
Revenue/Income, atau yg disebut dgn pendapatan kotor perusahaan, contoh: pendapatan dari penjualan (barang/jasa), pendapatan bunga bank.
5.
Expense, atau yg disebut dgn biaya/pengeluaran operasional perusahaan,
contoh: listrik dan air, sewa, gaji karyawan, depresiasi/penyusutan asset, asuransi.
Di-OpenERP konfigurasi akun type sangat penting, karena menentukan di laporan keuangan nanti, menunya ada di :
Pendefinisian P&L / BS Category juga sangat penting untuk masing2 akun, Asset dan Liability untuk laporan Balance Sheets. Income dan Expense untuk laporan Laba/Rugi sbb:
Step selanjutnya adalah penyusunan kode dan nama akun, menu di OpenERP (Accounting/Configuration/Financial Accounting/Accounts/Accounts)
Pada umumnya pendefinisian kode dan nama akun setiap perusahaan adalah sama, dari tipe2 akun diatas didefinisikan lagi nama2 akun sbb:
1.
Asset, kode akun biasanya kepala 1, contoh:
101 Cash - (Cash on Hand) / Kas
105 Bank Accounts / Bank
120 Accounts Receivable (Debtors) / AR / Piutang
130 Prepaid Expenses / Beban dibayar dimuka
140 Inventory (Stock on Hand) / Stock gudang
150 Buildings / Gedung
151 Accumulated Depreciation on buildings / Akumulasi Penyusutan Bangunan
160 Vehicles & Equipment / Kendaraan
170 Investments & Stocks / Investasi & Stok
190 Other Assets / Aset Lain
2.
Liability, kode akun biasanya kepala 2, contoh:
201 Accounts Payable (Creditors) / AP / Hutang
206 Credit Cards / Kartu Hutang
210 Tax Payable / Hutang Pajak
220 Employment Expenses Payable / Hutang Gaji Karyawan
250 Bank Loans / Pinjaman Bank
270 Accrued Expenses / Biaya Lain
3.
Equity, kode akun biasanya kepala 3, contoh:
300 Common Stock (Share Capital), / Saham
350 Retained Earnings (Revenue Reserves), / Saldo Laba / Pendapatan Cadangan
360 Dividends / Dividen
4.
Revenue/Income, kode akun biasanya kepala 4, contoh:
400 Sales Revenue / Pendapatan dari Penjualan
401 Sales Returns & Allowances (Contra account) / Retur Penjualan / Tunjangan
402 Sales Discounts (Contra account) / Potongan Penjualan
420 Interest Income (Non-Operating Revenue) / Pendapatan Bunga
5.
COGS / Cost of Good Sold, beban/biaya yang didapatkan untuk menghasilkan suatu produk, kode akun biasanya kepala 5, contoh:
5000 Purchases (Beginning Inventory + Purchases - Ending Inventory)
5001 Purchase Returns & Allowances (Contra Account) / Retur Pembelian
6.
Expense, kode akun biasanya kepala 6, contoh:
601 Advertising Expense / Beban Pengiklanan / Biaya Promosi
605 Bank Fees / Biaya Bank / Biaya Transfer
606 Audit Fees / Biaya Audit
610 Client Expense / Beban Klien
620 Depreciation Expense / Beban Depresiasi / Beban Penyusutan
630 Training Expense / Beban Pelatihan
640 Payroll Expense / Beban Gaji
645 Sales & Dist. Expense / Beban Penjualan
646 Rental Expense / Beban Sewa
650 Income Tax Expense / Beban Pajak Pendapatan
655 Information Technology Expense / Beban Teknologi Informasi
660 Insurance Expense / Beban Asuransi
670 Office Expense / Beban Kantor / Listrik / Air
675 Utilities Expense / Beban Keperluan
677 Maintenance - Vehicle / Pemeliharaan Kendaraan
680 Travel-ling and Conveyance Expense / Beban Perjalanan
685 Legal Expense / Beban Hukum
690 Communication Expense / Beban Komunikasi
Agar penyusunan akun2 menjadi sistematis setiap akun umumnya disusun berdasarkan induk akun dan anak akun. setiap induk akun yang masih memiliki anak akun, tipenya harus view dan akun yang sudah tidak memiliki anak tipenya harus disesuaikan dengan akun tsb, (di-OpenERP fieldnya Internal Type), contoh:
Keterangan type lain:
-
Regular, tipe untuk akun untuk transaksi umum (penjualan, pembelian, Inventory dll),
-
Receivable, tipe untuk akun piutang
-
Payable, tipe untuk akun hutang
-
Liquidity, tipe untuk akun kewajiban jangka pendeknya, misal kas terhadap kewajiban lancar, contoh: Membayar listrik, telepon, air PDAM, gaji karyawan, dsb.
-
Consolidation, tipe akun untuk menggabungkan akun satu dengan akun lain untuk multi company. misal, perusahaan A memiliki anak perusahaan B dan C, maka akun B dan C dapat digabungkan menjadi satu akun. (perusahaan A mengetahui keuangan B dan C)
-
Closed, tipe akun yg tidak bisa digunakan
Contoh penyusunan akun berdasarkan parent/induk akun:
dst untuk akun yang lain,..
ket: cetak tebal adalah
view karena masih memiliki anak akun.
Laporan Keuangan, dari susunan akun diatas akan didapatkan laporan2 keuangan yang pada umumnya laporan keuangan perusahaan terdiri dari:
1.
General Ledger, atau disebut Buku Besar adalah pencatatan transaksi2 yang disusun berdasarkan jurnal-jurnal tertentu (termasuk jurnal umum, jurnal khusus, jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal kas, jurnal penyesuaian)
2.
Trial Balance, atau disebut Neraca Saldo adalah laporan posisi keuangan yang terdapat dalam buku besar pada periode tertentu, fungsinya adalah dapat mengetahui apakah jurnal2 yang telah dibuat sebelumnya penempatan debit dan kreditnya sudah benar atau belum.
3.
Balance Sheet, adalah bagian dari laporan keuangan suatu entitas yang dihasilkan pada suatu periode akuntansi yang menunjukkan posisi keuangan entitas tersebut pada akhir periode tersebut. Neraca terdiri dari tiga unsur, yaitu aset, liabilitas, dan ekuitas yang dihubungkan dengan persamaan akuntansi:
- Asset = Liability + Equity
Dari persamaan diatas, laporan keuangan Balance Sheet sesuai namanya harus balance/seimbang dimana Asset harus sama dengan Liability + Equity, agar nilainya sama Liability dan Equity harus ditambah dengan nilai Profit/Loss.
4.
Profit and Loss, adalah bagian dari laporan keuangan suatu perusahaan yang dihasilkan pada suatu periode akuntansi yang menjabarkan unsur-unsur pendapatan dan beban perusahaan sehingga menghasilkan suatu laba (atau rugi) bersih. sesuai rumus profit & loss, jika (-) minus artinya loss, jika (+) artinya profit
- Profit & Loss = Income - Expense
OpenERP sudah menyediakan laporan keuangan ini dalam bentuk pdf, ada juga yang berbentuk excel
account_optimization
namun masih versi 6.0 dan hanya sebagian yang berbentuk excel.
Namun jangan khawatir, untuk menyusun COA yang banyaknya bisa sampai ribuan akun diatas, perusahaan gw
ADSOFT sudah menyediakan fasilitas untuk
Generate COA atau tutorial dalam membuat
Module COA
Selain Chart of Account masih ada lagi Chart2 yang lain spt:
- Chart of Analytic Accounts
- Chart of Taxes
- Chart of Budgets
Next, akan gw bahas masing2 (maybe), so, brace yourself for the next post...
